Crie códigos de documento que sua organização usará para calcular o período em que um documento deve ser retido. Os códigos do documento são definidos no nível da empresa, do cliente e do departamento; os códigos do documento da empresa geralmente não podem ser atualizados.
- Selecione Administração de documentos | Administração | Administrar códigos do documento. A tela Administrar códigos do documento será exibida.
- Clique em Criar código do documento. A tela Novo código do documento será exibida.
- Selecione um cliente na lista suspensa.
- Determine o nível da organização ao qual esse código do documento será aplicado:
- Para criar um código do documento que se aplicará a todas as divisões (se um cliente tiver divisão habilitada) e todos os departamentos do cliente, clique na caixa de seleção Código do documento do cliente. Os campos Divisão e Departamento serão removidos automaticamente quando você clicar nessa caixa de seleção.
- Para criar um código do documento que se aplica apenas às caixas de uma divisão específica (se o cliente tiver uma divisão habilitada) e/ou de um departamento do cliente, selecione a divisão e/ou departamento adequado.
- Identifique o código do documento inserindo um código exclusivo de caracteres alfanuméricos e um título associado.
- Suas políticas de retenção internas e a maneira em que a Administração de documentos Iron Mountain Connect é configurada determinam suas opções de Elegibilidade de destruição e se você poderá editá-las:
- Período fixo
- Permanente
- Não configurado
- Indefinido
- Clique em Salvar. O código do documento será criado e você retornará à tela Administrar códigos do documento, na qual o código estará listado em ordem alfanumérica e por nível.
NOTA: utilize os filtros da coluna para classificar e buscar rapidamente os códigos do documento.
Veja também
Funcionalidade de usuário
